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Comment mieux fiabiliser, simplifier, accélérer les processus financiers ?
" Depuis les années 80, la mondialisation des affaires et les répercussions des scandales financiers ont eu de multiples conséquences, tant sur l’accroissement du nombre de grandes firmes multinationales que sur les exigences réglementaires pesant sur ces dernières, qui se sont considérablement accrues.
A partir de cette époque, dans l’ensemble des grandes organisations, trois générations d’outils de gestion des systèmes d’information groupe se sont succédées en France, toutes issues des pratiques de deux grands précurseurs ; l’Oréal et La Compagnie Générale des Eaux, devenue Vivendi en 1998.
La première génération, de 1980 à 1995, a établi les bases des produits actuels. Les outils de CONCEPT, CARTESIS ou IRI SOFTWARE ont apporté aux « centrales de bilan » des éléments de productivité visant à automatiser les tâches à moindre valeur ajoutée, comme la génération automatique d’écritures récurrentes, de pourcentages de consolidation et de données converties et consolidées, ou bien encore la production de rapports pré formatés au service de l’analyse ou de l’audit des informations.
La deuxième génération, de 1995 à 2000, a suivi l’arrivée de Windows. Elle a utilisé les PC décentralisés pour apporter aux entités responsables de la collecte des données des fonctions de collecte et de contrôle adaptées aux besoins d’amélioration de la qualité de l’information et de sa performance de production. Le schéma des données s’est enrichi d’axes d’analyses complémentaires et les fonctions centrales se sont étoffées pour apporter encore plus de souplesse et d’automatismes. Cette deuxième génération marque aussi l’arrivée, timide mais certaine, de l’intégration des données et des fonctions de la gestion avec l’entrée en lice d’IMRS devenue HYPERION. Le système de consolidation commence alors à poursuivre des objectifs stratégiques.
La troisième génération, que l’on peut nommer génération « Convergence », plus connue sous le nom de « Business performance Management Solution » est celle encore en vigueur aujourd’hui. Elle a permis de déporter les fonctions centrales du système vers des sites décentralisés ou vers des utilisateurs nomades. Elle a simplifié également, via une saisie centralisée WEB, les opérations de déploiement des outils de collecte, et donné aux utilisateurs centraux des possibilités de surveillance et d’assistance accrues. L’adoption des normes comptables internationales en 2005 a accéléré le rapprochement de la comptabilité et de la gestion, qui sont fusionnées désormais dans un seul et unique grand système.
Tous les grands groupes ont ainsi pu réduire de manière drastique leurs délais de reporting, interne et externe, en optimisant le workflow et en opérant le maximum de contrôles et de validations métier sur les données prêtes à être intégrées dans le système central. Cette pratique du « Fast Close » a permis de réduire les coûts de production des informations tout en renforçant la qualité des données.
Mais la chaine du reporting continue cependant de mobiliser des centaines de personnes, à l’échelle d’un grand groupe. En effet, les reportings financiers internes des entreprises et les reportings réglementaires (comptes annuels, communiqués financiers, déclarations fiscales, reporting sur les risques) doivent puiser des informations dans des sources multiples, puis les faire converger pour les croiser, les valider et les faire certifier.
Nul doute qu’il est encore possible d’améliorer les processus financiers. Il s’agit de profiter au mieux des avancées technologiques : modules métiers ou produits spécialisés intégrés dans une plate-forme centrale, norme XBRL ou outils de management des données (Master data Management).
Car le véritable enjeu est ici. C’est la donnée et ses transformations qui doivent être au cœur de la préoccupation des entreprises pour simplifier, fiabiliser et accélérer encore ce processus.
Il existe en matière d’information un rêve tenace : « créer une fois pour communiquer selon différents besoins” ("create once, publish many").L’idée est de réduire au minimum le coût et le délai de fabrication du reporting, et d’en augmenter encore la qualité et l’agilité. Aujourd’hui, ce rêve peut devenir réalité. "
