Un projet « référentiel produit » est un vrai projet métier
" Le référentiel produit réunit les informations de référence, d’origine interne ou externe, qui concernent les produits commercialisés par l’entreprise.
Dans certains secteurs, tels que la grande distribution, le référentiel produit décrit fréquemment plusieurs dizaines de milliers de produits, et réunit plusieurs millions de données, qui alimentent de nombreuses applications informatiques (achats, marketing, commande- livraison, contrôle de gestion et pilotage).
C’est pourquoi la mise en place d’un référentiel produit est considérée à juste titre comme un projet technologique complexe.
Pour autant, la dimension technologique n’est qu’une des dimensions du projet, qu’il faut réussir, bien sûr, mais qui n’est pas la dimension déterminante. Ce qui détermine selon moi le succès d’un projet « référentiel produit », c’est la définition et la satisfaction des enjeux métier.
En réalité, un projet « référentiel produit » est un projet d’entreprise, qui pose de vraies questions métier, concerne très directement la plupart des fonctions de l’entreprise, et demande d’impliquer l’écosystème et les partenaires extérieurs.
Première question, un référentiel produit pour obtenir quelles améliorations ? Exemples :
- pilotage, aide à la décision : permettre l'analyse du CA et de la marge, préparer les négociations, caler le merchandising ?
- efficacité ADV : validation des commandes et des factures fournisseur ?
- efficacité logistique : de la gestion d'entrepôt à la mise en linéaire ?
- productivité et qualité de la gestion de l’information : éviter les re-saisies, améliorer le délai de mise à disposition de l’information ?
- cohésion d’entreprise : un langage produit commun, unique ?
Deuxième question, un référentiel produit au regard de quel modèle de gestion ? Exemples :
- qu'est-ce que le CA/ la marge d'un produit (successeurs, variantes promotionnelles, offres de substitution ...) ?
- quelles classifications métier, quelles nomenclatures ?
- quel périmètre d’information produit : toute l'offre fournisseur, ou uniquement les produits référencés, quels univers ?
- quel poids pour l'exigence "information produit" dans le processus de négociation / contractualisation ?
Troisième question, un référentiel produit avec quelles modalités organisationnelles ? Exemples :
- combien de points d'entrée pour l’information dans l’entreprise ?
- quelles frontières de responsabilité entre fournisseurs, clients (internes et externes) et l’entreprise pour la gestion de l'information produit ?
- quelles informations internaliser ? externaliser ?
- quel degré d'automatisation pour l'alimentation et la mise à jour de l’information, en vertu de quelles possibilités technologiques ?
- une équipe référentiel ou des compétences référentiel réparties dans l’entreprise, et organisées en mode « workflow » ?
C’est en répondant à ces questions concrètes que les responsables de l’entreprise permettent de décider quelles informations héberger, comment les gérer, et où / à qui les communiquer, avec quels moyens, en particulier technologiques.
A propos des moyens technologiques, mon expérience est que, sur ce type de projet, ce n’est pas une contrainte forte. C’est même une ressource dont les possibilités peuvent aussi donner des idées au métier… "
